KPI Module - Ngọc Anh

1. HIỆN TRẠNG & MỤC TIÊU

Hiện tại: Ngọc Anh đang đánh giá KPI trên giấy. Mỗi tháng, nhân viên nhận form in sẵn, tự chấm điểm bằng tay và nộp cho quản lý kiểm tra. Nguồn minh chứng được tổng hợp thủ công ("làm bằng tay hết nhưng cũng có số liệu lấy từ PM ra" — anh Tuấn). Cuối tháng, HCNS phải gom tất cả form giấy, nhập lại vào Excel để tổng hợp.

Mục tiêu sau triển khai: 100% quy trình KPI được số hóa trên LarkBase. Nhân viên tự đánh giá trên app Lark. Số liệu minh chứng được đồng bộ tự động từ PM qua API (nếu PM có API) hoặc nhập tay có kiểm soát. Quản lý duyệt online. Kết quả tự động đổ về bảng lương — không cần 1 tờ giấy nào.

2. MẪU KPI THỰC TẾ CỦA NGỌC ANH

Dưới đây là mẫu KPI thực tế KH đã gửi — vị trí Nhân viên Giao nhận, tháng 6/2026. Đây là template gốc sẽ được số hóa lên LarkBase.

STT	Hạng mục công việc	Tỷ trọng	Chỉ tiêu cần đạt (KPI Target)	Biện pháp thực hiện	Thời hạn	Nguồn minh chứng
1	Giao hàng	30%	Đáp ứng 100% nhu cầu phát sinh	Sắp xếp lộ trình giao hàng ngắn nhất. Chủ động phối hợp với các bộ phận xử lý công việc.	30/6	Bảng tổng hợp vận đơn trong tháng
2	Giao hàng đúng hạn	20%	Số lần giao trễ hạn = 0	Giao hàng đúng khung giờ. Đúng quy định. Chủ động sắp xếp thời gian.	30/6	Bảng tổng hợp vận đơn trong tháng
3	Khách hàng khiếu nại	15%	Số KH khiếu nại về thái độ = 0	Luôn vui vẻ khi giao hàng. Không tỏ thái độ khó chịu. Nhiệt tình và lắng nghe ý kiến.	30/6	Phản ánh của khách hàng
4	Bảo trì xe giao hàng	15%	Số lần xe hư dọc đường = 0	Kiểm tra xe mỗi cuối ngày. Sửa ngay khi có dấu hiệu. Thay nhớt đúng lịch. Bảo dưỡng đúng lịch.	30/6	Thông báo hư xe
5	Vệ sinh xe giao hàng	10%	Số lần không rửa xe ≤ 1	Rửa xe mỗi chiều thứ 7 hàng tuần.	30/6	Hình ảnh chụp rửa xe cuối tuần
6	Chứng từ giao hàng	10%	Số đơn hàng thiếu chứng từ ≤ 1 (trừ đơn gửi chành)	Kiểm chứng từ đầy đủ trước giao. Thu lại chứng từ đã ký sau giao. Bàn giao đủ chứng từ cho kế toán.	30/6	Chứng từ đơn hàng

📋 NV = Nhân viên tự đánh giá | NKT = Người kiểm tra đánh giá lại | Kết quả ghi nhận = Kết quả của NKT

Công thức tính (theo quy chế KH):
Hiệu quả làm việc = Σ(% Hoàn thành_{ghi nhận} × Tỷ trọng) / Tổng tỷ trọng

Ví dụ NV Giao nhận đạt: Giao hàng 90%, Đúng hạn 100%, Khiếu nại 100%, Bảo trì 80%, Vệ sinh 100%, Chứng từ 100%
= (90×30 + 100×20 + 100×15 + 80×15 + 100×10 + 100×10) / 100 = 94%

3. QUY TRÌNH ĐÁNH GIÁ KPI TRÊN LARKBASE

Đầu tháng → Giao KPI → NV làm việc → Cuối tháng:
NV tự đánh giá → QL kiểm tra
& duyệt → Chốt KPI → Tự động đổ
về bảng lương

Bước 1: Giao KPI đầu tháng

HCNS hoặc Quản lý chọn Mẫu KPI phù hợp với từng vị trí (đã tạo sẵn trong bảng 4.1)
Hệ thống tự động tạo bản Đánh giá KPI tháng cho từng nhân viên
NV nhận thông báo qua Lark: "KPI tháng 6/2026 đã sẵn sàng để theo dõi"

Bước 2: Nhân viên tự đánh giá (cuối tháng)

NV mở bảng Đánh giá KPI tháng trên LarkBase
Với mỗi hạng mục KPI, NV nhập % hoàn thành và đính kèm minh chứng (ảnh, file, link)
Nếu có API từ PM → một số chỉ số được tự động điền (VD: số đơn giao trong tháng từ PM bán hàng)
NV bấm "Gửi duyệt" → trạng thái chuyển thành "Tự đánh giá xong"

Bước 3: Quản lý kiểm tra & duyệt

Quản lý nhận thông báo Lark: "NV A đã gửi KPI tháng 6, chờ bạn kiểm tra"
QL xem lại từng hạng mục, đối chiếu minh chứng
QL nhập % hoàn thành kiểm tra (có thể giữ nguyên hoặc điều chỉnh)
Điểm ghi nhận = % của QL (theo đúng quy chế KH: "kết quả đánh giá lại là kết quả hoàn thành mục tiêu được ghi nhận")
QL bấm "Duyệt" → KPI được khóa, tự động tính điểm

Bước 4: Tự động tổng hợp → Bảng lương

% Hoàn thành KPI từ bảng 4.3 được lookup sang bảng 3.4 (Bảng lương tháng)
Công thức thưởng KPIs: Mức KPIs × %HT × Hệ số DT
Hệ số DT được tính tự động dựa trên doanh thu toàn công ty so với mục tiêu

4. CẤU TRÚC BẢNG KPI TRÊN LARKBASE

4 bảng chính, liên kết chặt chẽ với bảng Nhân sự (1.2) và bảng Lương (3.4).

4.1 Mẫu KPI (KPI Template) — Quản lý bởi HCNS

#	Field	Type	Mô tả
1	Mã mẫu KPI	Auto Number	PRIMARY - KPI-001
2	Tên mẫu	Text	VD: "KPI NV Giao nhận", "KPI NV Kinh doanh", "KPI Kế toán"
3	Chức vụ áp dụng	Link → 1.3	Mỗi mẫu gắn với 1 chức vụ
4	Phòng ban áp dụng	Link → 1.1	Lọc theo phòng ban nếu cần
5	Năm áp dụng	Number	2026
6	Trạng thái	Select	Nháp / Áp dụng / Hết hiệu lực

4.2 Chi tiết KPI (KPI Items) — Danh sách hạng mục trong mỗi mẫu

#	Field	Type	Mô tả
1	Mã	Auto Number	PRIMARY
2	Mẫu KPI	Two-way Link → 4.1	Thuộc mẫu KPI nào
3	Hạng mục công việc	Text	VD: "Giao hàng", "Giao hàng đúng hạn"
4	Tỷ trọng (%)	Number	VD: 30, 20, 15... Tổng = 100%
5	Chỉ tiêu cần đạt	Text	KPI Target (mô tả)
6	Biện pháp thực hiện	Text	Hướng dẫn cách đạt target
7	Thời hạn	Date	Deadline hoàn thành
8	Nguồn minh chứng	Text	VD: "Bảng tổng hợp vận đơn", "Phản ánh KH"
9	API endpoint	URL	Link lấy data tự động (nếu PM có API)

4.3 Đánh giá KPI tháng — Mỗi NV × mỗi tháng có 1 bản

#	Field	Type	Mô tả
1	Mã đánh giá	Auto Number	PRIMARY - DG-202606-001
2	Nhân viên	Two-way Link → 1.2	Ai được đánh giá
3	Tháng	Text	YYYY-MM
4	Mẫu KPI áp dụng	Link → 4.1	Dùng mẫu nào (tự động tra theo chức vụ)
5	% HT tự đánh giá	Formula	= AVERAGE(4.4.%HT tự đánh giá × tỷ trọng) / 100
6	% HT kiểm tra	Formula	= AVERAGE(4.4.%HT kiểm tra × tỷ trọng) / 100
7	% HT ghi nhận	Formula	`IF(Trạng thái="QL đã duyệt", %HT kiểm tra, 0)`
8	Người kiểm tra	User	Quản lý trực tiếp / HCNS
9	Ghi chú NV	Text	Nhận xét của nhân viên
10	Ghi chú QL	Text	Nhận xét của quản lý
11	Trạng thái	Select	Nháp / Tự ĐG xong / QL đã duyệt / Khóa sổ

4.4 Chi tiết điểm KPI tháng — Điểm từng hạng mục

#	Field	Type	Mô tả
1	Mã	Auto Number	PRIMARY
2	Đánh giá KPI tháng	Two-way Link → 4.3	Thuộc bản đánh giá nào
3	Hạng mục KPI	Link → 4.2	Hạng mục nào trong mẫu
4	Tỷ trọng (%)	Lookup ← 4.2	Tự động lấy từ mẫu
5	% HT tự đánh giá	Number	NV tự nhập (0-100)
6	% HT kiểm tra	Number	QL nhập sau khi kiểm tra (0-100)
7	Điểm đạt	Formula	`%HT ghi nhận × Tỷ trọng / 100`
8	Minh chứng	Attachment	Ảnh, file, link chứng minh KPI

5. NGUỒN MINH CHỨNG — TỰ ĐỘNG vs THỦ CÔNG

Theo trao đổi với anh Tuấn, nguồn minh chứng hiện tại "làm bằng tay hết nhưng cũng có số liệu lấy từ PM ra". Diginno đề xuất 2 phương án:

Phương án A: PM có API → Tự động đồng bộ

Ưu tiên nếu KH dùng PM có API (Nhanh.vn, KiotViet, Sapo...)

Cách hoạt động:
1. Xác định PM hiện tại của KH → kiểm tra có API không
2. Thiết lập n8n workflow: định kỳ (hàng ngày/giờ) gọi API lấy số liệu
3. Ghi vào bảng LarkBase → tự động cập nhật % hoàn thành
4. NV chỉ cần xác nhận, không cần nhập tay

Ví dụ: API từ Nhanh.vn trả về "NV A giao 120 đơn trong tháng 6, trễ 2 đơn" → tự động tính % giao hàng = 120/120 = 100%, % đúng hạn = (120-2)/120 = 98.3%

Phương án B: Không có API → Nhập tay có kiểm soát

Fallback khi PM không có API

Cách hoạt động:
1. NV vẫn tự nhập % hoàn thành + đính kèm minh chứng (ảnh chụp màn hình PM, file Excel, ảnh rửa xe...)
2. QL kiểm tra & đối chiếu → phê duyệt
3. LarkBase vẫn lưu trữ đầy đủ lịch sử, tính toán tự động

Khác biệt: Mất thêm thời gian nhập liệu, nhưng vẫn tốt hơn giấy tờ hiện tại.

Câu hỏi cần KH xác nhận: PM quản lý bán hàng hiện tại là gì? (Nhanh.vn, KiotViet, Sapo, hay PM tự xây dựng?) → Quyết định dùng Phương án A hay B.

6. XẾP LOẠI NHÂN VIÊN (TÍCH HỢP VỚI KHEN THƯỞNG)

Theo Quy chế khen thưởng (Điều 2), xếp loại nhân viên dựa trên 3 tiêu chí với tỷ trọng được phân bổ theo vị trí:

Kết quả Kinh doanh

~40%

DT thực tế / DT mục tiêu

Hoàn thành KPIs

~40%

% HT từ bảng 4.3

Thái độ & Giá trị cốt lõi

~20%

Tự ĐG + QL đánh giá

Công thức tổng điểm xếp loại:

Tổng điểm = (Điểm KD × Tỷ trọng_KD + Điểm KPIs × Tỷ trọng_KPIs + Điểm TĐ × Tỷ trọng_TĐ) / 3

Xếp loại: A (≥90) | B (70-89) | C (50-69) | D (<50)

Quy tắc cập nhật (theo quy chế):
• Cập nhật điểm sau mỗi tháng → điểm cuối cùng trong năm (31/12) là điểm xếp loại
• NV làm < 12 tháng: điểm cuối năm / 12 × số tháng làm việc

7. LIÊN KẾT KPI → LƯƠNG (TỰ ĐỘNG)

4.3 KPI tháng
đã duyệt → % HT ghi nhận
được Lookup → 3.4 Bảng lương
tính thưởng KPIs → Phiếu lương
tự động

Thành phần	Công thức trong LarkBase	Điều kiện
% HT ghi nhận	`Lookup từ 4.3 → % HT ghi nhận`	Chỉ lấy khi trạng thái = "QL đã duyệt"
Hệ số DT	`IF(DT toàn CT ≥ DT mục tiêu, 1.1, IF(DT ≤ DT hòa vốn, 0.9, 1.0))`	Tra từ bảng 3.2
Thưởng KPIs	`IF(%HT < 70, 0, Mức KPIs × (%HT/100) × Hệ số DT)`	KPIs < 70% → không được thưởng

8. TIMELINE TRIỂN KHAI MODULE KPI (TRONG 8 TUẦN)

Tuần	Công việc	Output
Tuần 1	Xác nhận mẫu KPI từng vị trí với KH. Kiểm tra PM có API không.	Danh sách mẫu KPI đã duyệt
Tuần 2-3	Dựng bảng 4.1 (Mẫu KPI) + 4.2 (Chi tiết). Import mẫu KPI từ file KH. Thiết kế formula.	Bảng mẫu KPI hoàn chỉnh
Tuần 4	Dựng bảng 4.3 (Đánh giá tháng) + 4.4 (Điểm chi tiết). Cấu hình workflow: NV tự ĐG → thông báo QL.	Quy trình KPI hoạt động
Tuần 5	Tích hợp API minh chứng (nếu có). Cấu hình công thức xếp loại NV. Tạo Form nhập KPI.	API tích hợp + Form KPI
Tuần 6-7	Đào tạo NV + QL cách dùng. Chạy thử 1 tháng KPI song song với giấy.	Đào tạo xong + test OK
Tuần 8	UAT, điều chỉnh, bàn giao.	Module KPI go-live

MODULE ĐÁNH GIÁ KPI